– 16 de noviembre de 2020 –
OFFICE 365. El pasado 16 de julio se inició el proceso de migración del correo electrónico de los empleados. La migración implica una clasificación nueva de los correos electrónicos y, por lo tanto, de la información y documentación que contienen. Por defecto, todos los correos se clasifican automáticamente como internos, y tienen un plazo de conservación de dos años desde su fecha de creación. Accede al manual de clasificación de documentos en Office 365 aquí.
En SEAT, la clasificación de la información se hace según el procedimiento MS10-40 que regula el tratamiento de la información protegida y la divide en 4 niveles:
Pública: comunicados de prensa, promociones comerciales, catálogo de productos, etc.
Interna: organigramas organizativos, job descriptions, políticas y procedimientos internos…
Confidencial: presupuestos, informes comerciales, de producción, auditoría, calidad, documentación legal, datos personales de clientes…
Secreta: documentación y actas de gremios de decisión (Comités, CE), planes estratégicos, diseños industriales, datos personales sensibles (salud, afiliación, afinidades…)
Cualquier información confidencial o secreta existente en SEAT debe protegerse contra el uso indebido, la pérdida, la destrucción y la salida al exterior. Adoptar medidas de protección y su cumplimiento es responsabilidad de los entes organizativos de la compañía, pero también de todas las áreas y de todos los empleados de SEAT.
Por otro lado, la DG14 regula la protección de documentos y la SI35.10 regula los plazos y la responsabilidad relacionada con su conservación. Esta normativa interna contiene un sistema de clasificación de documentos que define las diferentes clases de documentos, sus plazos de conservación y el tratamiento de los mismos.
Consulta aquí el Sistema de Clasificación de Documentos aplicable a todos los documentos.